¿Cómo COTIZAR Fletes – Servicio de Mudanzas?

Los servicios de mudanza o fletes siempre son demandados, ya que la necesidad es latente, las personas nos mudamos por diferentes razones y tenemos que contratar a alguien que nos acarree nuestras pertenencias. Por lo tanto visto desde ese ángulo podemos afirmar que es un negocio rentable, vivas donde vivas. Ahora bien, ¿cómo administrarlo correctamente? ¿Cómo cotizar el viaje sin perder dinero?

Asegúrate de cumplir con la legislación de tu país

Sobre el tema vehículos cada país tiene sus propias leyes que regulan asuntos tales como patentes, seguros, revisión técnica, etc. A esto se le debe sumar el querer utilizar para fines comerciales el rodado, entonces te vas a encontrar con más requisitos e impuestos.

Es muy importante que te asesores, con un notario público, contador o en tu municipio, sobre estos temas e incluyas este dinero en tus costos. Dar servicio de mudanzas sin estar 100% legal nunca es una buena idea, ya que no genera confianza en tus posibles clientes y te reduce notablemente las oportunidades de que te contraten y por otro lado, pero no menos importantes, las multas o sanciones pueden quebrar tu emprendimiento.

El Vehículo

La elección del rodado dependerá de tus necesidades pero también de tu capital para invertir. En algunos lugares algunos fleteros inician con una camioneta, pick-up, luego le añaden un carrito (tráiler). Es decir no necesariamente necesitas un camión para empezar, aunque si cuentas con el dinero obviamente es una opción muy recomendable.

Sea cual sea tu rodado es imprescindible que tengas un calendario de mantenimiento del vehículo. Un error muy frecuente es que no se le da atención a este detalle, entonces llega un momento en el que te contratan para realizar un viaje, pero tu vehículo no está en condiciones para hacer el recorrido y tampoco cuentas con el dinero para repararlo.

Para lograrlo debes anotar las fechas para el mantenimiento y no esperar a que se rompa o deje de funcionarle algo para llevarlo de un mecánico. Unido a esto debes ir apartando el dinero, de esta manera cuando llegue el momento de la revisión técnica, cambio de neumáticos, verificación del motor, etc., dispondrás de los medios para abonarlo.

¿De dónde sale el dinero para el Mantenimiento?

Este dinero no debe ser una nueva inversión, debe provenir de los viajes que realices. Para ello hay dos cosas que conviene calcular correctamente: Costos Variables y Costos Fijos Anuales.

Primero debes contar con estos datos (los montos son Ilustrativos):

Costo Variable por kilómetro

El Costo variable se calcula por kilómetro, los determinantes son Combustible, Revisión, Aceite y Neumáticos. Como ya sospecharas no debes calcular los costos de tu viaje basándote solamente en el combustible gastado.

El Combustible va a ser igual al Consumo, litros por 100 km multiplicado por el Precio del litro de combustible y al resultado lo dividimos en 100. En el ejemplo anterior Combustible por Km va a ser igual a 25,2

La Revisión será igual al Costo de la revisión periódica dividido en Km para revisión periódica, redondeado a entero. En el ejemplo anterior Revisión equivale a 1

El Aceite es igual al Costo de cambio de aceite dividido en Km para cambio de aceite, redondeado a entero. En el ejemplo anterior Aceite equivale a 5

Con Neumáticos hacemos lo mismo, al Costo de los neumáticos lo dividimos en los Km para cambio neumáticos, redondeado a entero. En el ejemplo anterior Neumáticos también equivale a 5

Ahora sumamos estos valores y el resultado será nuestro costo variable por kilómetro. En el ejemplo anterior Costo Variable por km equivale a 35 (redondeando según los decimales omitidos).

Con este dato podemos hacer nuestros cálculos más alineados con la realidad. Entonces nos sale un viaje de 1500 kms solo tenemos que multiplicar los kilómetros por el costo variable por km. En este ejemplo nos daría 52.500.

Este punto lo tenemos que tener en cuenta para cotizar el viaje. Una vez cobrado el servicio, vamos a tener gastado el combustible, pero no así las otras variables, por lo que es muy importante que apartemos el dinero correspondiente (por ejemplo en sobres o algo así) para que cuando tengamos que hacer el cambio de Neumáticos o Aceite o la Revisión tengamos el efectivo. Recuerda: No debes confundir estos valores con tu ganancia, este dinero no se debe gastar.

Costo Fijo Anual

Ahora es el momento de los Costos Fijos Anuales que tiene el vehículo. Los mismos son Amortización Anual (desgaste), Gastos y Financieros.

La Amortización Anual la calculamos dividiendo el Costo de compra en los Años de duración previstos, pero ten en cuenta que si en tu país hay inflación debes incluirla también para un cálculo más exacto, es decir debes sumarle al resultado el porcentaje de inflacionario.

Los Gastos aquí mencionados hacen referencia a cuestiones legales, son los impuestos anuales más lo que abones de seguro. Es primordial que te asegures de incluirlos a todos, ya sea que apliquen al vehículo o a tu negocio en sí mismo.

Los Financieros se calculan pensando en que pasaría si el dinero que utilizaste para comprar el vehículo lo hubieses invertido en un lazo fijo de tu país. Entonces calculamos Costo de compra del vehículo por la tasa de interés plazo fijo anual del banco nacional de tu país y al resultado lo dividimos en 100.

Ahora sumamos estos tres (Amortización Anual + Gastos + Financieros) y el resultado son los Costos Fijos Anuales. La propuesta es que todos los años apartemos este monto de dinero, entonces por un lado cubrirás los impuestos y por otro lado cuando necesites cambiar el vehículo dispondrás del monto para hacerlo.

Una idea para trabajar este punto es dividir los Gastos Fijos Anuales en 12 así obtendrás el importe mensual. Luego dividirlo en la cantidad de viajes estimados que tendrás (revisando esto periódicamente, ejemplo si pensabas hacer diez viajes por mes y el mes pasado hiciste ocho, este mes debes dividir Los Gastos Fijos Anuales en ocho y así sucesivamente)Recuerda: esto forma parte de los costos para pasar una cotización.

Es un poco complicado todo esto, pero vale la pena realizarlo así tu negocio no tendrá problemas financieros a futuro y podrá crecer. He desarrollado en VBA un programa que hace todos estos cálculos por ti. Muy fácil de usar y completamente en español.

Aquí te dejo un vídeo para que puedas ver cómo funciona y el link al Software, que si bien no es gratis es muy muy económico.

La Cotización: ¿Cómo se Calcula el Flete?

Algunos fleteros, a la hora de cotizar un viaje, multiplican el costo de combustible por 4, pero eso no es del todo atinado, como ya dijimos anteriormente. Si no tasas correctamente tu trabajo a la corta o a la larga llevarás tu negocio a la bancarrota. Los factores a tener en cuenta son:

Profundicemos en el punto Sueldos. Este se calcula poniéndole un valor a la hora de trabajo y calculando cuantas horas aproximadamente te llevaría hacer la mudanza. Es muy importante que realices este cálculo tengas o no chofer. Si trabajas solo te debes pagar el sueldo a ti mismo. *¹Profundizaremos en un próximo post

La Ganancia es lo que quieres (mereces) ganar como jefe del flete. No confundas los conceptos.

De nuevo vale mencionar que todo esto puede parecer muy engorroso, pero el programa que diseñe te simplifica todo el proceso.

¡A Fletear!

Teniendo en cuenta lo antes mencionado puedes ahórrate varios errores frecuentes en la administración y escalar tu negocio. No son pocos los casos de Fleteros que comenzaron con una camioneta y hoy tienen varios camiones. Todo es cuestión de capacitación, constancia y esfuerzo.

A muchos le es muy útil ir delegando y automatizando procesos, en la medida de lo posible, entonces pueden enfocarse en su especialidad sin descuidar aspectos esenciales del emprendimiento. Y lo más importante: cumplir con todo sin descuidar la familia.

Gracias por llegar hasta aquí. Déjame saber que te pareció el artículo. Muchos éxitos con tus fletes.